Muchas empresas no acostumbradas al home office han encontrado problemas para matener una comunicación efectiva, y aunque puede ser un verdadero reto, existen prácticas y herramientas que facilitan el trabajo a distancia.
¿Cómo trabajar a distancia?
Si tu empresa no aplicaba el home office, lo primordial es tener un cambio de mentalidad en empleados y líderes de área, aspecto que incluye la confianza, la flexibilidad y la orientación basada en los objetivos.
Además, se necesita hacer un cambio en el control del trabajo de los colaboradores, dado que el seguimiento de las tareas diarias ya no puede ser por horarios, sino por tareas cumplidas. De esta manera, se propicia el aumento en la productividad y un mejor balance entre los intereses personales y profesionales.
Inversiones
Es necesario invertir en tecnología y optimizar recursos para mejorar el desempeño laboral. Existen varias plataformas para optimizar la comunicación de forma remota y, ante la contingencia actual derivada del brote de Covid-19, varias compañías han abierto sus servicios premium de forma gratuita.
Herramientas para hacer home office
Teams de Microsoft
Durante la pandemia del COVID-19, Microsoft pondrá a disposición Teams, una plataforma de trabajo colaborativo. La versión gratuita brinda chat ilimitado, llamadas de audio o video en grupo o uno a uno integradas, 10 GB de almacenamiento de archivos en equipo, y 2 GB de almacenamiento de archivos personales por usuario. También reciben colaboración en tiempo real con las apps para web de Office, que incluye Word, Excel, PowerPoint, y OneNote.
Por ahora, para ayudar a las empresas ante la contingencia, se extenderá el acceso a usuarios y organizaciones que no cuenten con la paquetería Office 365.
Meet
Google Meet es la aplicación de videoconferencias de Google. Es similar a Hangouts, pero pensada para los entornos empresariales. La plataforma forma parte del conjunto de apps G Suite, y permite agendar videoconferencias y generar códigos de reuniones para tener un mayor control de las personas que deben asistir a una junta determinada.
También a raíz del brote de Coronavirus, Google anunció que las funciones premium de su app estarán disponibles sin costo hasta el 1 de julio de 2020, para todos los clientes de G Suite.
Workplace
Workplace de Facebook ofrece una versión gratuita para Organizaciones No Gubernamentales, instituciones educativas y sin fines de lucro a nivel mundial para que puedan estar conectadas.
Skype
La versión gratuita de Skype permite hacer videollamadas de hasta 50 personas, en tanto que en la versión paga, extiende el límite hasta 250. Igualmente, para llamadas de audio se puede conectar hasta 25 personas de forma simultanea. El servicio también habilita la opción de grabar la videollamada así como compartir la pantalla con los usuarios con los cuales se está conversando.
Zoom
La aplicación permite hacer videollamadas por medio de reuniones grupales, grabar las sesiones y compartir pantalla. En la versión gratuita se pueden generar encuentros de hasta 40 participantes, aunque las reuniones están limitadas a 40 minutos.
¿Cómo implementarlo?
Además de las herramientas y plataformas que puedes adoptar para facilitar el trabajo remoto, toma en cuenta los siguientes puntos para implementar de forma exitosa el home office en tu organización:
- Invierte en tecnología de calidad, lo cual se traducirá en un menor gasto para la compañía a largo plazo.
- Fija parámetros de productividad y asegúrate de que se cumplan.
- Crea una estrategia de seguridad cibernética y confidencialidad de la información.
- Capacita al personal sobre cómo laborar desde casa y usar ciertos softwares.
Datos que respaldan la implementación de home office
De acuerdo con un estudio de Citrix —empresa especializada en mejorar la movilidad empresarial— llamado “Los trabajadores digitales: ¿qué buscan, cómo trabajan?”, 42 por ciento de los mexicanos cree que haciendo home office su productividad se incrementa.
Asimismo, el estudio muestra que 71 por ciento de los entrevistados dejaría su trabajo actual para trabajar de forma remota y 65 por ciento lo haría para dejar de cumplir un horario fijo.
Por ello, más allá de la situación actual, implementar home office puede ser un incentivo a largo plazo para el reclutamiento y selección de personal, pues al permitir esta flexibilidad, tus candidatos se liberan de horas en el tráfico, disminuyen sus gastos por transporte o comidas, lo que ayuda a mejorar el balance entre su vida profesional y personal.
Beneficios del home office para tu empresa
- Reducir costos de materiales.
- Estimular la creatividad de los trabajadores.
- Propiciar un ambiente laboral armónico.
- Incrementar la productividad de la empresa.
- Contribuir a la sostenibilidad ambiental.
>> Conoce más beneficios del Home ofice para las empresas <<
Las modalidades de trabajo han cambiado, pero dichos cambios podrían implementarse a largo plazo, en beneficio de la empresa, sus colaboradores y los objetivos de la empresa.
En Adecco, cómo empresa especialista en Recursos Humanos, podemos ayudarte con las mejores prácticas para un espacio de trabajo productivo que además de un buen ambiente de trabajo sea un atractivo en tus procesos de reclutamiento y selección de personal.
