Formular un plan estratégico es la piedra angular de todo proyecto exitoso; lograrlo requiere dejar de lado la improvisación para dar paso a la organización de ideas y la ejecución de tareas.
Ya sea con software especializado o mediante una hoja de Excel, lo importante es implementar acciones específicas para cumplir con acierto y productividad el trabajo, gestionar sus avances y, por ende, generar fructíferos resultados.
¿Cómo se conforma un plan de Project Management (PM)?
La estructura básica de todo plan PM conlleva tres elementos:
- Actividades: se refiere al estatus y avance en la realización de las tareas; incluye el nivel de prioridad, los tiempos y la asignación de recursos financieros y humanos.
- Tareas: son los trabajos específicos y sus acciones operativas correspondientes que conforman el proyecto en general.
- Recursos: todo lo necesario para desarrollar la planeación estratégica y llevar a cabo las tareas. Aquí se ubica el talento, el equipo especializado,softwares y el espacio físico de trabajo, entre los más relevantes.
A partir de esto, la gestión del proyecto se divide, grosso modo, en los siguientes elementos:
- Fases del proyecto: este es el ciclo de vida, el cual va desde el inicio, la planificación, la ejecución, hasta el seguimiento, control y, por último, su cierre.
- Calendario de actividades: la lista de tareas que deben completarse por día.
- Duración: se debe calcular cuánto tiempo requerirá cada tarea y cuántas fases tomará realizarla.
- Tareas dependientes: se deben anotar las tareas que dependen de otras, así como las que se están completando.
- Plazos: son las fechas límites para determinar cuánto tiempo implica realizar cada fase del proyecto; en este caso, una línea del tiempo es útil para obtener un panorama de cómo se han programado las tareas y conocer el total de las cargas de trabajo por etapa.
Por último, es imprescindible tomar en consideración el presupuesto con el que se cuenta y los costos involucrados en la asignación de los recursos; contar con el equipo de trabajo que posea las habilidades adecuadas para cumplir los objetivos y, finalmente, supervisar el progreso del proyecto.
